Điều phối viên, Bộ phận Mua sắm

Vị trí:Dịch vụ Kinh doanh
Phân loại: Hành chính
Báo cáo trực tiếp cho: Giám đốc Dịch vụ Kinh doanh
Trách nhiệm quản lý: Có
Bậc lương: 208A – Bảng lương hành chính
Thời hạn hợp đồng: 12 tháng (260 ngày)
Tình trạng theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA): Được miễn trừ

Tóm tắt vị trí

Chuyên viên Điều phối Mua sắm đảm nhận vai trò lãnh đạo chiến lược cho các hoạt động mua sắm, ký kết hợp đồng và đặt hàng của học khu nhằm đảm bảo việc quản lý có trách nhiệm các nguồn lực công, tuân thủ các quy định pháp luật về mua sắm hiện hành, đồng thời cung cấp hiệu quả hàng hóa và dịch vụ nhằm hỗ trợ sự thành công của học sinh và hoạt động của học khu. Vị trí này thực hiện nhiệm vụ này thông qua việc xây dựng chiến lược mua sắm, giám sát các quy trình mời thầu cạnh tranh và quản lý hợp đồng, thiết lập chính sách và quy trình mua hàng, cũng như dẫn dắt các nỗ lực cải tiến liên tục nhằm thúc đẩy sự xuất sắc trong hoạt động, tính minh bạch, trách nhiệm tài chính và cơ hội tiếp cận công bằng đối với các hợp đồng của học khu. Vị trí này hợp tác chặt chẽ với ban lãnh đạo học khu, các trường học, các phòng ban, cố vấn pháp lý, nhà cung cấp và các đối tác cộng đồng để cung cấp hướng dẫn chuyên môn về các vấn đề mua sắm, giảm thiểu rủi ro tổ chức và củng cố các thực tiễn mua sắm nhằm hỗ trợ sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của học khu.

Trách nhiệm thực hiện công việc thiết yếu

Người đương nhiệm có thể thực hiện bất kỳ sự kết hợp nào của các trách nhiệm công việc thiết yếu được liệt kê bên dưới.

1. Tích cực tham gia vào các sáng kiến ​​của nhóm, trường và quận bằng cách thúc đẩy sự hợp tác, giải quyết vấn đề chung và văn hóa tôn trọng lẫn nhau. Đóng góp ý tưởng, hỗ trợ đồng nghiệp và thúc đẩy các mục tiêu chung.
2. Thể hiện cam kết học hỏi liên tục bằng cách tìm kiếm phản hồi, theo đuổi các cơ hội phát triển nghề nghiệp và áp dụng kiến ​​thức và kỹ năng mới để cải thiện hiệu suất và chất lượng dịch vụ.
3. Cung cấp dịch vụ chất lượng cao, phù hợp với giá trị cốt lõi cho các bên liên quan nội bộ và bên ngoài bằng cách phản hồi chính xác, hiệu quả và thấu cảm. Duy trì thái độ tích cực, hướng đến giải pháp trong mọi tương tác.
4. Xác định các cơ hội cải tiến bằng cách đóng góp ý tưởng nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng dịch vụ hoặc kết quả trong khuôn khổ các quy trình đã thiết lập. Thể hiện sự cởi mở đối với các ý tưởng và phương pháp mới.
5. Chỉ đạo và điều phối chương trình mua sắm trên toàn học khu, xác định các ưu tiên, tiêu chuẩn, quy trình, biện pháp kiểm soát nội bộ và các yêu cầu về dịch vụ của chương trình sao cho phù hợp với các quy định về đấu thầu công của bang Oregon, chính sách của học khu và các ưu tiên của tổ chức.
6. Lập kế hoạch, tổ chức và giám sát tất cả các hoạt động mua sắm, bao gồm mời thầu cạnh tranh, soạn thảo hợp đồng, quản lý hợp đồng, mua sắm hợp tác, và mua sắm hàng hóa và dịch vụ.
7. Chịu trách nhiệm chỉ đạo các hoạt động đấu thầu và ký kết hợp đồng phức tạp, có giá trị cao hoặc rủi ro cao, đồng thời phối hợp với các bên liên quan phù hợp tại cấp quận trong việc xây dựng chiến lược mua sắm, soạn thảo hồ sơ mời thầu, thực hiện quy trình đánh giá, đàm phán, thực thi hợp đồng và quản lý hợp đồng.
8. Đóng vai trò là nguồn thông tin chuyên môn chính của quận về mua sắm công và ký kết hợp đồng, tư vấn cho các nhà quản lý và nhân viên về chiến lược mua sắm, phương pháp mời thầu, quyền hạn mua sắm được ủy quyền, các yêu cầu hợp đồng, các thực hành đạo đức, tuân thủ quy định và rủi ro tổ chức.
9. Quản lý các hợp đồng phức tạp liên quan đến tài liệu giảng dạy và giáo dục, dịch vụ chuyên môn và tư vấn, các giải pháp công nghệ, cũng như các dự án xây dựng, cải tạo và nâng cấp cơ sở vật chất.
10. Chịu trách nhiệm giám sát việc soạn thảo, rà soát, đàm phán, ký kết và quản lý các hợp đồng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật, trách nhiệm tài chính và hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
11. Chịu trách nhiệm lãnh đạo việc phát triển và cải tiến liên tục các hệ thống mua sắm, quy trình làm việc và quy trình kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả, tính minh bạch, chất lượng dịch vụ khách hàng và hiệu quả hoạt động.
12. Xây dựng, triển khai và đánh giá các tài liệu đào tạo và hướng dẫn về mua sắm trên toàn quận nhằm đảm bảo nhân viên nắm rõ các yêu cầu về mua sắm, thẩm quyền được ủy quyền, cũng như các quy định pháp luật và thủ tục liên quan.
13. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hiệu quả với các nhà cung cấp, cơ quan chính phủ, các tổ chức mua sắm hợp tác và các đối tác cộng đồng, đồng thời thúc đẩy các thực tiễn mua sắm công bằng, minh bạch và cạnh tranh.
14. Phối hợp với ban lãnh đạo quận, các phòng Tài chính, Cơ sở vật chất, Công nghệ, Dịch vụ Dinh dưỡng, Pháp chế và các phòng ban khác để xây dựng các chiến lược mua sắm nhằm hỗ trợ các ưu tiên về giảng dạy và hoạt động.
15. Xây dựng và giám sát các quy trình mua sắm và quản lý hợp đồng trên toàn quận, xác định các rủi ro về tuân thủ hoặc hoạt động, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục, điều chỉnh chính sách, tổ chức đào tạo hoặc cải tiến quy trình.
16. Xác lập các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động mua sắm và phân tích dữ liệu về mua sắm, hợp đồng, nhà cung cấp và dịch vụ nhằm đánh giá hiệu quả của chương trình, đồng thời đưa ra các khuyến nghị liên quan đến tiết kiệm chi phí, tuân thủ quy định, cung cấp dịch vụ và sử dụng nguồn lực.
17. Chịu trách nhiệm lãnh đạo các sáng kiến về tìm nguồn cung ứng và mua sắm chiến lược, trong đó tận dụng các phương thức mua sắm hợp tác, tìm nguồn cung ứng cạnh tranh, tiêu chuẩn hóa, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và các chiến lược khác nhằm nâng cao giá trị và quản lý có trách nhiệm các nguồn lực công.
18. Giám sát, phát triển và đánh giá nhân viên bộ phận mua sắm bằng cách đặt ra những kỳ vọng rõ ràng, thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp, đồng thời xây dựng văn hóa hợp tác, trách nhiệm, phục vụ khách hàng và cải tiến liên tục.
19. Quản lý chương trình thẻ mua sắm (P-Card) của học khu, bao gồm việc cấp phát thẻ, triển khai chính sách, đào tạo người dùng, giám sát việc tuân thủ và giám sát chương trình nhằm đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực của học khu một cách có trách nhiệm và hiệu quả.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến vị trí được giao.

Kiến thức

1. Các chính sách và quy trình của tổ chức, hướng dẫn cụ thể cho từng vai trò và khả năng học hỏi và áp dụng các tiêu chuẩn của quận.
2. Các nguyên tắc về mua sắm công, các phương pháp mời thầu cạnh tranh, quản lý hợp đồng và các thực tiễn tốt nhất trong mua sắm.
3. Các luật, quy định và quy chế hành chính của liên bang, tiểu bang và địa phương điều chỉnh hoạt động mua sắm và ký kết hợp đồng công.
4. Đàm phán hợp đồng, quản lý nhà cung cấp và đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
5. Các yêu cầu về hợp đồng dịch vụ cá nhân, bao gồm các dịch vụ chuyên môn, tư vấn, kiến trúc, kỹ thuật và các dịch vụ chuyên ngành khác.
6. Xây dựng ngân sách, kiểm soát tài chính, các quy trình mua sắm và trách nhiệm giải trình về quỹ công.
7. Phần mềm quản lý mua sắm, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và các công nghệ mua sắm.
8. Các nguyên tắc về quản lý hàng tồn kho, xử lý tài sản và quản lý tài sản dư thừa.

Kỹ năng

1. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt, phù hợp với trách nhiệm của vị trí.
2. Sử dụng các công cụ công nghệ thông dụng phù hợp với vai trò, bao gồm email, ứng dụng năng suất, nền tảng giao tiếp kỹ thuật số và các hệ thống đặc thù của quận và vị trí, đồng thời có khả năng học hỏi các công cụ mới khi cần thiết.
3. Có kỹ năng phân tích, tổ chức, đàm phán và quản lý dự án vững vàng.
4. Soạn thảo các tài liệu mời thầu, hợp đồng, báo cáo và văn bản trao đổi rõ ràng, chính xác và tuân thủ pháp luật.
5. Quản lý các quy trình mời thầu cạnh tranh đối với các dịch vụ chuyên môn, tài liệu giảng dạy và các gói thầu liên quan đến xây dựng, bao gồm yêu cầu đề xuất (RFP), thư mời thầu (ITB) và các phương thức mua sắm/thực hiện dự án thay thế.

Khả năng

1. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tích cực, hiệu quả và phù hợp với văn hóa với học sinh, nhân viên, gia đình và các đối tác cộng đồng.
2. Cung cấp dịch vụ kịp thời, chính xác, lịch sự và thấu cảm, phản ánh các giá trị cốt lõi của học khu.
3. Hãy thể hiện khả năng phán đoán tốt, giữ bí mật thông tin và xử lý các tình huống nhạy cảm một cách chuyên nghiệp, thận trọng và chính trực.
4. Làm việc hiệu quả trong điều kiện thời hạn gấp rút, gián đoạn công việc và các ưu tiên thay đổi hoặc cạnh tranh.
5. Giải thích và áp dụng các luật, chính sách, quy định về mua sắm cũng như các yêu cầu hợp đồng một cách nhất quán và chính xác.
6. Phân tích các vấn đề phức tạp trong lĩnh vực mua sắm, đánh giá các phương án thay thế và đề xuất các giải pháp thiết thực, hiệu quả về chi phí.
7. Chủ trì các hoạt động cải tiến quy trình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường kiểm soát nội bộ, đảm bảo tuân thủ và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.

Trình độ chuyên môn tối thiểu

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa đào tạo, kinh nghiệm và/hoặc trình độ học vấn đều có thể được xem xét để đáp ứng các yêu cầu của vị trí này.

Giáo dục

Bằng cử nhân về quản trị kinh doanh, quản trị công, quản lý chuỗi cung ứng, mua sắm, tài chính, kế toán hoặc các lĩnh vực liên quan. 

Kinh nghiệm

1. Có năm năm kinh nghiệm với mức độ trách nhiệm ngày càng cao trong lĩnh vực mua sắm công, soạn thảo hợp đồng và quản lý hợp đồng trong môi trường phức tạp, có khối lượng công việc lớn; hoặc có kinh nghiệm khác chứng tỏ ứng viên sở hữu kiến thức, kỹ năng và năng lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ công việc.
2. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các tổ chức giáo dục từ mầm non đến trung học phổ thông (K–12), cơ quan nhà nước hoặc các môi trường khác thuộc khu vực công.
3. Có kinh nghiệm trong việc phân tích dữ liệu, lãnh đạo đội ngũ hoặc quản lý các chương trình.

Giấy phép, chứng chỉ và các yêu cầu khác

1. Phải có bằng lái xe hợp lệ của Hoa Kỳ và phương tiện di chuyển cá nhân (sẽ được hoàn trả chi phí xăng xe).
2. Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ mua sắm do Tiểu bang Oregon cấp (ví dụ: Chứng chỉ Mua sắm Cấp trung cấp hoặc Nâng cao của Oregon), chứng chỉ mua sắm công được công nhận trên toàn quốc (ví dụ: CPPO hoặc CPPB), hoặc có khả năng đạt được chứng chỉ mua sắm công phù hợp trong vòng hai (2) năm kể từ ngày được tuyển dụng.

Điều kiện làm việc

Nhu cầu vật lý

1. Liên tục (hơn 5,6 giờ hoặc 69% thời gian trong ngày): Khả năng khéo léo của ngón tay, Thính giác, Ngồi
2. Thường xuyên (từ 2,6 giờ đến 5,5 giờ hoặc từ 33% đến 68% thời gian trong ngày): Chuyển động lặp đi lặp lại
3. Thỉnh thoảng (tối đa 2,5 giờ hoặc 32% thời gian trong ngày): Đứng, đi bộ
4. Rất hiếm khi: (Ít hơn 1 giờ hoặc 12% thời gian trong ngày): Giữ thăng bằng, Mang vác/Nâng vật, Leo trèo, Nhận biết màu sắc, Bò, Ngồi xổm/Quỳ gối, Phối hợp nhiều chi, Kéo/Đẩy, Vươn tới

Loại công việc/Yêu cầu về thể chất

Công việc ít vận động: Thỉnh thoảng phải dùng lực lên đến 4,5 kg và/hoặc thường xuyên hoặc liên tục dùng lực không đáng kể để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển các vật thể khác, bao gồm cả cơ thể người. Công việc ít vận động là ngồi hầu hết thời gian. Các công việc được coi là ít vận động nếu chỉ thỉnh thoảng mới cần đi bộ và đứng, và đáp ứng tất cả các tiêu chí ít vận động khác.

Nhu cầu về tinh thần và tâm lý

Yêu cầu công việc thường nhật: Vị trí này bao gồm các công việc thường nhật và có cấu trúc, được thực hiện theo các quy trình và thời hạn đã định. Môi trường làm việc nhìn chung khá ổn định, ít tiếp xúc với các tình huống gây áp lực về mặt cảm xúc, xung đột hoặc tương tác công chúng có tính rủi ro cao. Yêu cầu về khả năng nhận thức là nhất quán và có thể quản lý được trong phạm vi trách nhiệm đã được xác định, và vai trò này thường không yêu cầu sự tập trung kéo dài vào các nhiệm vụ phức tạp.

Môi trường làm việc

Mức độ rủi ro và khó chịu thường ngày: Môi trường làm việc tiềm ẩn những rủi ro hoặc khó chịu thường ngày, đòi hỏi các biện pháp phòng ngừa an toàn thông thường như ở văn phòng, phòng họp, lớp học, thư viện hoặc phương tiện giao thông thương mại, ví dụ như sử dụng các biện pháp an toàn khi làm việc với thiết bị văn phòng, tránh vấp ngã, tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy và tín hiệu giao thông. Khu vực làm việc được chiếu sáng, sưởi ấm và thông gió đầy đủ.

Tuyên bố EEO

Salem-Keizer Trường Công lập là Nhà tuyển dụng Cơ hội Bình đẳng và không phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, quốc tịch, tuổi tác, khuyết tật hoặc giới tính, bao gồm cả tình trạng mang thai, khuynh hướng tình dục, bản dạng giới và các đặc điểm khác được pháp luật bảo vệ. Các điều chỉnh hợp lý có thể được thực hiện để tạo điều kiện cho người khuyết tật thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu.

Nhiệm vụ đại diện

Bản mô tả công việc này nhằm mục đích phản ánh chính xác các nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí. Bản mô tả này không nhằm mục đích và không nên được hiểu là một danh sách đầy đủ tất cả các trách nhiệm, kỹ năng hoặc điều kiện làm việc liên quan đến vị trí này. Học khu có quyền sửa đổi, bổ sung hoặc loại bỏ các nhiệm vụ và phân công các nhiệm vụ khác khi cần thiết.

Ngày sửa đổi:

09/01/2026 - Đã cập nhật