Trợ lý hành chính 2

MỤC ĐÍCH

Cải thiện thành tích của học sinh bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính có trách nhiệm cao liên quan đến các hoạt động như nghiên cứu, phát triển và ghi lại các dự án và bài tập đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cấp độ hành trình nâng cao trong một lĩnh vực trách nhiệm được giao.

ĐẶC ĐIỂM LỚP HỌC

Đây là một lớp cấp độ hành trình nâng cao trong loạt Trợ lý hành chính. Các vị trí ở cấp độ này được phân biệt với các lớp khác trong chuỗi bởi mức độ trách nhiệm được đảm nhận và mức độ phức tạp của các nhiệm vụ được giao. Nhân viên thực hiện các loại nhiệm vụ khó khăn và có trách nhiệm nhất được giao cho các lớp trong loạt bài này, bao gồm thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi trình độ kiến thức kỹ thuật cao hơn và / hoặc cung cấp sự phối hợp công việc của nhân viên được giao. Nhân viên ở cấp độ này được yêu cầu phải được đào tạo đầy đủ về tất cả các thủ tục liên quan đến lĩnh vực trách nhiệm được giao.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

1. Nhận chỉ đạo chung từ một giám sát viên được chỉ định. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ là trách nhiệm của nhân viên và phải được thực hiện trong các chính sách đã thiết lập. Công việc chỉ được xem xét định kỳ để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và kết quả đo lường.
2. Thực hiện giám sát chức năng và kỹ thuật đối với nhân viên văn thư được giao. Có thể đào tạo nhân sự mới về thực hành và thủ tục của Quận.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

LƯU Ý: Nhiệm vụ công việc thực tế có thể thay đổi tùy theo bộ phận và / hoặc chức năng, ví dụ: Nhân sự, Dịch vụ Sinh viên, Quản trị Điều hành.

1. Lập kế hoạch, điều phối và xem xét công việc của nhân viên văn thư được phân công; Đề xuất các lựa chọn thay thế cho các hệ thống và quy trình văn phòng hiện tại.
2. Tiến hành các nghiên cứu, nghiên cứu và đánh giá phức tạp liên quan đến các vấn đề hành chính, dự án và lĩnh vực trách nhiệm được giao.
3. Tổng hợp, phân tích và đánh giá dữ liệu và chuẩn bị các ước tính, báo cáo và báo cáo dựa trên dữ liệu đó.
4. Tham gia và đại diện cho Quận hoặc bộ phận trong các ủy ban và lực lượng đặc nhiệm; cung cấp hỗ trợ kỹ thuật khi cần thiết.
5. Hỗ trợ quản lý trong các dự án và chương trình đặc biệt; nghiên cứu và phát triển các phân tích và khuyến nghị sơ bộ.
6. Giải thích và áp dụng các quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định ảnh hưởng đến lĩnh vực trách nhiệm được giao.
7. Phục vụ như một nguồn lực và liên lạc giữa người giám sát và các nhân viên khác và công chúng, các cơ quan địa phương và cố vấn pháp lý trong khi duy trì tính bảo mật.
8. Điều phối hoạt động của một đơn vị hoặc khu vực chương trình được phân công.
9. Hỗ trợ đánh giá nhân viên ở các phân loại thấp hơn.
10. Có thể sắp xếp và tổ chức các cuộc họp và các buổi đào tạo khi cần thiết.
11. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.
12. Cung cấp sự lãnh đạo cho nhân viên nhà trường về ngân sách dự án và tiến độ của học khu.
13. Thực hiện kiểm toán du lịch và các tài liệu tài chính khác và chuẩn bị du lịch và các tài liệu tài chính khác để thanh toán. Sắp xếp chuyến đi.
14. Có thể giám sát grant kinh phí và chi tiêu.
15. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
16. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về:

1. Các nguyên tắc và thực tiễn quản lý và quản lý trường học bao gồm cả ngân sách.
2. Phương pháp và kỹ thuật thống kê và phân tích.
3. Nguyên tắc và thực tiễn nghiên cứu, giải quyết vấn đề và đánh giá chương trình.
4. Nguyên tắc và thực tiễn tổ chức và đơn giản hóa công việc.
5. Nguyên tắc và thực hành lập kế hoạch, phối hợp và xem xét công việc của người khác.
6. Các quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định thích hợp ảnh hưởng đến lĩnh vực trách nhiệm được giao.

Khả năng:

1. Nghiên cứu, biên soạn và phân tích thông tin kỹ thuật phức tạp và chuẩn bị các báo cáo tường thuật và thống kê
2. Thực hiện phán đoán độc lập trong việc đưa ra các quyết định kỹ thuật và thủ tục liên quan đến tổ chức và phân công công việc, phương pháp làm việc và sản phẩm công việc
3. Hỗ trợ xây dựng và thực hiện các chính sách và thực tiễn kỹ thuật và thủ tục
4. Hỗ trợ phát triển các mục tiêu và mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
5. Lập kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo luồng công việc trong một văn phòng lớn với khối lượng công việc lớn
6. Theo dõi ngân sách, lập báo cáo hoạt động ngân sách và lập dự toán ngân sách về các yếu tố chủ yếu của ngân sách huyện. Chuẩn bị các báo cáo kỹ thuật phức tạp
7. Vận hành một thiết bị đầu cuối máy tính để nhập, sửa đổi và truy xuất thông tin và xây dựng các phương pháp thu thập và trình bày thông tin; và để tạo các báo cáo phức tạp. Biết và có thể sử dụng tất cả các chương trình máy tính cụ thể của học khu (ví dụ: SASI, Munis, Tuyển dụng và Thuê)
8. Phân tích và giải quyết các vấn đề kỹ thuật và thủ tục và phát triển và thực hiện các kế hoạch và thủ tục
9. Phát triển và duy trì các hệ thống thủ tục và kiểm soát
10. Đánh giá và thiết lập các ưu tiên công việc
11. Điều phối công việc của người khác và hỗ trợ đánh giá hiệu suất của nhân viên
12. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình làm việc
13. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản

Kinh nghiệm và đào tạo

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo có khả năng cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng sẽ là:

Kinh nghiệm

Ba năm kinh nghiệm hỗ trợ chương trình phân tích và kỹ thuật có trách nhiệm.

Đào tạo

Tương đương với bằng Cao đẳng từ một trường cao đẳng hoặc đại học được công nhận với các khóa học chính về kinh doanh, hành chính công, giáo dục hoặc một lĩnh vực liên quan.

Môi trường làm việc

1. Cài đặt văn phòng được kiểm soát khí hậu và tiếp xúc với mức cường độ tiếng ồn tối thiểu.
2. Mức độ tiếp xúc từ trung bình đến cao với nhân viên của quận và các cơ quan / cộng đồng bên ngoài tùy thuộc vào sự phân công công việc.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường văn phòng điển hình và sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.