Chuyên viên hành chính

MỤC ĐÍCH

Để cải thiện thành tích của học sinh bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính có trách nhiệm cao, phức tạp, bí mật và nhạy cảm liên quan đến các hoạt động như nghiên cứu, phát triển và tài liệu của các dự án và bài tập đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cấp độ hành trình nâng cao trong một lĩnh vực trách nhiệm được giao.

Đặc điểm lớp học

1. Nhân viên trong lớp này thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao. Nhân viên ở cấp độ này chỉ nhận được hướng dẫn hoặc hỗ trợ không thường xuyên khi có tình huống mới hoặc bất thường phát sinh và nhận thức đầy đủ về các quy trình và chính sách hoạt động của đơn vị làm việc.
2. Lớp này được phân biệt với Trợ lý Hành chính 1 trên cơ sở trách nhiệm bao gồm xử lý các quy định, luật tiểu bang và liên bang, Chính sách của Quận hoặc hợp đồng công đoàn khi chúng liên quan đến một chương trình cụ thể. Nhân viên trong lớp này thực hiện các nhiệm vụ khó khăn và có trách nhiệm cao đòi hỏi trình độ kiến thức kỹ thuật cao hơn.
3. Lớp này được phân biệt với Trợ lý hành chính 2 ở chỗ sau này có trách nhiệm lập kế hoạch, phối hợp và xem xét công việc của nhân viên văn thư được giao.

Giám sát tiếp nhận và thực hiện

Nhận chỉ đạo chung từ một giám sát viên được chỉ định. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ là trách nhiệm của nhân viên và phải được thực hiện trong các chính sách đã thiết lập. Công việc chỉ được xem xét định kỳ để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và kết quả đo lường.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

LƯU Ý: Nhiệm vụ công việc thực tế có thể thay đổi tùy theo bộ phận và / hoặc chức năng.

1. Tiến hành các nghiên cứu, nghiên cứu và đánh giá phức tạp liên quan đến các vấn đề hành chính, dự án và lĩnh vực trách nhiệm được giao.
2. Tổng hợp, phân tích và đánh giá dữ liệu và chuẩn bị các ước tính, báo cáo và báo cáo dựa trên dữ liệu đó.
3. Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật hoặc thông tin cho nhân viên, giám sát viên, công đoàn và những người khác khi cần thiết.
4. Tổng hợp, phân tích, đánh giá số liệu và lập báo cáo dựa trên dữ liệu chương trình.
5. Giải thích và giải thích các thực tiễn, quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định ảnh hưởng đến Học khu trong khu vực chương trình.
6. Phục vụ như một nguồn lực và liên lạc giữa người giám sát và nhân viên.
7. Có thể chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động của một đơn vị hoặc khu vực chương trình cụ thể.
8. Giải thích và áp dụng các quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định ảnh hưởng đến lĩnh vực trách nhiệm được giao.
9. Sắp xếp, tổ chức và tạo điều kiện cho các cuộc họp, theo yêu cầu.
10. Tiến hành đào tạo cho nhân viên trong khu vực chương trình, theo yêu cầu.
11. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
12. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.

Trình độ chuyên môn tối thiểu

Kiến thức về

1. Các nguyên tắc và thực tiễn quản trị kinh doanh, quản lý ngân sách, kế toán và / hoặc quản trị nhân sự có liên quan đến lĩnh vực được phân công
2. Nguyên tắc và thực tiễn quản lý, nghiên cứu, giải quyết vấn đề và đánh giá chương trình
3. Nguyên tắc và thực tiễn tổ chức và đơn giản hóa công việc
4. Các quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định thích hợp ảnh hưởng đến bộ phận hoặc lĩnh vực trách nhiệm của chương trình được giao
5. Quy trình văn phòng hiện đại và phần cứng và phần mềm máy tính văn phòng

Khả năng

1. Nghiên cứu, biên soạn và phân tích thông tin kỹ thuật phức tạp và chuẩn bị các báo cáo tường thuật và thống kê
2. Thực hiện phán đoán độc lập trong việc đưa ra các quyết định kỹ thuật và thủ tục liên quan đến tổ chức và phân công công việc, phương pháp làm việc và sản phẩm công việc
3. Hỗ trợ xây dựng và thực hiện các chính sách và thực tiễn kỹ thuật và thủ tục
4. Hỗ trợ phát triển các mục tiêu và mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
5. Lập kế hoạch, tổ chức và chỉ đạo luồng công việc trong một văn phòng lớn với khối lượng công việc lớn
6. Vận hành máy tính để nhập, sửa đổi và truy xuất thông tin và xây dựng các phương pháp thu thập và trình bày thông tin
7. Đánh giá và thiết lập các ưu tiên công việc.
8. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình làm việc
9. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản

Kinh nghiệm và đào tạo

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo có khả năng cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng sẽ là:

Kinh nghiệm

Ba năm kinh nghiệm hỗ trợ chương trình có trách nhiệm và phân tích và kỹ thuật.

Đào tạo

Tương đương với bằng Cao đẳng từ một trường cao đẳng hoặc đại học được công nhận với các khóa học chính về kinh doanh, hành chính công, giáo dục hoặc một lĩnh vực liên quan.

Môi trường làm việc

Cài đặt văn phòng kiểm soát khí hậu và tiếp xúc với mức cường độ tiếng ồn thấp. Mức độ tiếp xúc cao với nhân viên của học khu và mức độ tiếp xúc trung bình với cộng đồng và các cơ quan.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường văn phòng điển hình và sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 15 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.