Người mua 2

MỤC ĐÍCH

Để cải thiện thành tích của học sinh bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau liên quan đến việc mua một nhóm vật liệu, vật tư và thiết bị đa dạng, bao gồm hàng hóa tiêu chuẩn và phi tiêu chuẩn, theo quy tắc chính sách và thủ tục của Quận, các quy tắc và quy định của Tiểu bang Oregon, quy tắc mẫu của Tổng chưởng lý và các thủ tục mua hàng có liên quan khác.

ĐẶC ĐIỂM LỚP HỌC

1. Đây là hạng cấp độ hành trình đầy đủ trong loạt Người mua. Nhân viên trong lớp này được phân biệt với Người mua 1 bằng cách thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ theo phân công bao gồm chuẩn bị và giám sát các hồ sơ dự thầu phức tạp. Nhân viên ở cấp độ này nhận được hỗ trợ khi có tình huống mới hoặc bất thường phát sinh và nhận thức đầy đủ về các quy trình và chính sách hoạt động của đơn vị làm việc.
2. Lớp này được phân biệt với Người mua chính hoặc Điều phối viên mua hàng ở chỗ lớp sau cung cấp giám sát kỹ thuật và chức năng đối với nhân viên mua được chỉ định.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

1. Nhận được sự giám sát chung từ một người giám sát được chỉ định. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ là trách nhiệm của nhân viên và phải được thực hiện trong các chính sách đã thiết lập hoặc theo các quy tắc và quy định được quy định. Công việc chỉ được xem xét định kỳ để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và kết quả đo lường.
2. Thực hiện giám sát chức năng và kỹ thuật đối với nhân viên văn thư.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

1. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu/yêu cầu chi tiết cho các đề xuất và yêu cầu báo giá, bao gồm cả việc xây dựng các thông số kỹ thuật của hồ sơ dự thầu; chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng bao gồm lập kế hoạch trước và sau trao giải cho mỗi hợp đồng.
2. Tiếp nhận, xem xét và hành động theo yêu cầu mua hàng nhận được từ các trường và phòng ban khác nhau.
3. Phân công, rà soát công việc của cán bộ hỗ trợ được giao.
4. Liên hệ với các nhà cung cấp thích hợp; phỏng vấn các nhà cung cấp cho các sản phẩm mới; giám sát và đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp.
5. Tiếp nhận và phân tích phản hồi giá thầu và báo giá từ các nhà cung cấp.
6. Phối hợp các cuộc họp với các quản trị viên của Học khu, trưởng bộ phận và nhân viên giảng dạy để đảm bảo tính liên tục của vật tư và thiết bị trong Quận.
7. Chuẩn bị các đề xuất và đề xuất trao hợp đồng cho các nhà cung cấp để mua hàng lớn hơn.
8. Ủy quyền thay đổi đơn đặt hàng.
9. Liên hệ với nhà cung cấp để xác minh nội dung giá thầu hoặc báo giá khi cần thiết.
10. So sánh hồ sơ dự thầu với thông số kỹ thuật để xác định nhà thầu thấp nhất đáp ứng các thông số kỹ thuật và đề xuất trao hợp đồng.
11. Xác minh số lượng và chất lượng vật liệu và dịch vụ.
12. Chuẩn bị thư từ và thực hiện các cuộc phỏng vấn với nhân viên và nhà cung cấp của Học khu về các vấn đề liên quan đến yêu cầu mua hàng.
13. Duy trì một danh sách gửi thư đang hoạt động được biên soạn từ ứng dụng của các nhà cung cấp yêu cầu đặt trên danh sách giá thầu hàng hóa cụ thể và duy trì các hồ sơ mua hàng khác.
14. Hỗ trợ đào tạo các nhân viên khác.
15. Chuẩn bị báo cáo và thư từ theo yêu cầu.
16. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
17. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về

1. Nguyên tắc, thực tiễn và phương pháp mua hàng.
2. Nguyên tắc và thực tiễn phát triển hợp đồng, đàm phán và quản trị.
3. Nguyên tắc và thực hành phân tích chi phí và giá cả.
4. Các khía cạnh pháp lý của hợp đồng công.
5. Thủ tục hợp đồng trước và sau khi thưởng.
6. Thủ tục mua hàng và cung cấp tự động.

Khả năng

1. Hiểu và giải thích toàn bộ phạm vi của hợp đồng công.
2. Chuẩn bị thông số kỹ thuật giá thầu chính xác và ngắn gọn.
3. Phân công và xem xét công việc của người khác.
4. Đánh giá, phân tích và tóm tắt các đề xuất dự thầu dựa trên các thông số kỹ thuật của hồ sơ dự thầu và đưa ra các khuyến nghị phù hợp với tất cả các luật, chính sách, quy tắc và thủ tục thích hợp.
5. Xử lý hiệu quả việc đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp.
6. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình làm việc.
7. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản.

KINH NGHIỆM VÀ ĐÀO TẠO

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo sẽ cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng cần thiết sẽ là:

Kinh nghiệm

Ba năm kinh nghiệm mua hàng chuyên nghiệp có trách nhiệm trong một môi trường bao gồm mua số lượng lớn một loạt các sản phẩm và dịch vụ.

Đào tạo

Tương đương với bằng Cử nhân từ một trường cao đẳng hoặc đại học được công nhận với khóa học chính về kinh doanh hoặc một lĩnh vực liên quan. Chứng nhận Người mua Công cộng Chuyên nghiệp được Chứng nhận (CPPB) mong muốn nhưng không bắt buộc.

Môi trường làm việc

Cài đặt văn phòng kiểm soát khí hậu với nhiệt độ từ nhiệt độ lạnh nhẹ đến trung bình. Mức độ tiếng ồn tiếp xúc từ trung bình đến ồn ào và thỉnh thoảng đến các khoảng thời gian thường xuyên.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường văn phòng điển hình và sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 25 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.