Quản lý văn phòng 1

MỤC ĐÍCH

Để cải thiện thành tích của học sinh bằng cách thực hiện và quản lý một loạt các nhiệm vụ văn phòng và thư ký để hỗ trợ một trường tiểu học nhỏ được giao; và bằng cách cung cấp hỗ trợ thư ký cho Hiệu trưởng.

ĐẶC ĐIỂM LỚP HỌC

Trong một môi trường tiểu học nhỏ hơn, các vị trí trong lớp này thực hiện các nhiệm vụ văn thư, thư ký, lưu trữ hồ sơ và hỗ trợ hành chính ở cấp độ hành trình. Thực hiện nhiệm vụ thư ký bí mật cho Hiệu trưởng nhà trường. Công việc được thực hiện độc lập, thường không có Hiệu trưởng.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

1. Nhận chỉ đạo từ Hiệu trưởng được phân công. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ thường được để lại cho sự đánh giá của nhân viên với người giám sát đưa ra hướng dẫn, lời khuyên và quyết định không thường xuyên. Công việc được xem xét đôi khi trong khi đang tiến hành và sau khi hoàn thành.
2. Có thể thực hiện giám sát kỹ thuật đối với các vị trí văn thư được giao, bảo vệ băng qua và tình nguyện viên.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

1. Lập kế hoạch, tổ chức và quản lý một văn phòng trường tiểu học nhỏ bao gồm các hoạt động hành chính, nhân viên và học sinh; phục vụ như một người tài nguyên liên quan đến các thủ tục kế toán, số tài khoản và các vấn đề văn phòng khác.
2. Trả lời các yêu cầu cung cấp thông tin, trả lời câu hỏi, cung cấp giải pháp cấp một cho các vấn đề, giải thích các quy trình tiêu chuẩn và chính sách của trường; và phục vụ như một liên lạc viên giữa Hiệu trưởng và các nhân viên khác và công chúng bằng cách sử dụng sự thận trọng và phán đoán.
3. Duy trì và phối hợp duy trì nhiều loại hồ sơ văn thư bao gồm những hồ sơ liên quan đến vật tư và tài liệu, nhân sự, học sinh, chi tiêu và các hoạt động chung của trường.
4. Nhập và truy xuất dữ liệu bằng máy tính và trình xử lý văn bản và / hoặc các chương trình phần mềm bảng tính; phát triển hệ thống bảo trì hồ sơ phức tạp; duy trì hồ sơ và tạo báo cáo bao gồm MUNIS, SmartFind Express (hệ thống gọi thay thế tự động) và Thông tin Học sinh Hành chính Trường học (SASI).
5. Tổng hợp thông tin và thực hiện các nhiệm vụ văn thư hoặc sổ sách kế toán phức tạp liên quan đến việc chuẩn bị và xử lý các tài liệu và báo cáo yêu cầu sử dụng kiến thức về chủ đề kỹ thuật bao gồm ngân sách, hồ sơ sinh viên và các hồ sơ chính thức khác.
6. Duy trì một bầu không khí tích cực và chào đón cho sinh viên, nhân viên và công chúng.
7. Nghiên cứu, biên soạn và chuẩn bị các báo cáo, tài liệu hành chính và văn thư thường xuyên; biên soạn, theo dõi và duy trì nhiều loại hồ sơ và tài khoản tài chính và thống kê liên quan đến các hoạt động của nhà trường.
8. Đánh máy, chỉnh sửa và kiểm tra thư từ, báo cáo và các tài liệu khác; độc lập biên soạn thông tin và/hoặc soạn thư từ, bản tin nhà trường.
9. Cung cấp thông tin trường học cho các nhân viên, học sinh khác của Học khu và công chúng; Truyền đạt thông tin từ người giám sát cho người khác theo yêu cầu.
10. Cung cấp sơ cứu và chăm sóc sức khỏe cơ bản cho học sinh bị bệnh và bị thương.
11. Lên lịch và sắp xếp cho các cuộc họp và hội nghị.
12. Có thể lập kế hoạch, phân công và xem xét công việc của các vị trí văn thư.
13. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
14. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về:

1. Nguyên tắc và thực tiễn tổ chức công việc
2. Các quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định thích hợp ảnh hưởng đến hoạt động và chương trình của trường
3. Nguyên tắc cơ bản của sổ sách kế toán và lưu trữ hồ sơ
4. Yêu cầu tiêm chủng và các chính sách và thủ tục liên quan đến sức khỏe khác
5. Thủ tục văn phòng hiện đại và thiết bị máy tính. Thành thạo tất cả các ứng dụng máy tính được học khu sử dụng và sử dụng internet cho kinh doanh trường học, bao gồm Microsoft Word, Excel, Groupwise, SASI, Internet Explorer, SmartFind Express, MUNIS, Quicken, Publisher, Print Shop.
6. Tiếng Anh thương mại, chính tả, dấu câu và ngữ pháp Toán học cơ bản

Khả năng:

1. Lập kế hoạch độc lập và quản lý hiệu quả các chức năng văn phòng trường học
2. Thực hiện hành động độc lập khi được yêu cầu và xử lý các vấn đề riêng
3. Làm việc hiệu quả với thái độ định hướng dịch vụ trong môi trường văn phòng trường học bận rộn có thể bị gián đoạn thường xuyên
4. Đa tác vụ với khả năng thích ứng nhanh với các tình huống thay đổi. Đáp ứng thời hạn đặt trước
5. Hiểu, giải thích và áp dụng các chính sách, thủ tục và quy định của học khu ảnh hưởng đến hoạt động và chương trình của trường
6. Trả lời một cách đồng cảm trong các tương tác với học sinh
7. Chuẩn bị và duy trì các hồ sơ phức tạp và chuẩn bị các báo cáo định kỳ từ các hồ sơ đó
8. Chuẩn bị và duy trì hồ sơ tài chính và sổ cái phức tạp vừa phải bao gồm các tài liệu ngân sách
9. Điều phối công việc của người khác
10. Soạn thư từ thông thường
11. Vận hành máy tính cá nhân với quyền truy cập hệ thống tài chính tích hợp và các thiết bị và phần mềm ngoại vi liên quan bao gồm Microsoft (MS), Word, Excel, Filemaker Pro hoặc các chương trình cơ sở dữ liệu khác.
12. Nhập ở tốc độ cần thiết để thực hiện công việc thành công
13. Thực hiện ngoại giao và khéo léo và duy trì mức độ chuyên nghiệp cao. Thúc đẩy quan hệ công chúng
14. Duy trì mức độ bảo mật cao nhất trong tất cả các vấn đề liên quan đến nhân viên, học sinh và gia đình
15. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình làm việc.
16. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản

Kinh nghiệm và đào tạo

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo có khả năng cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng sẽ là:

Kinh nghiệm

Hai năm kinh nghiệm quản lý thư ký / văn phòng có trách nhiệm, bao gồm mức độ độc lập cao. Ưu tiên một năm kinh nghiệm trong văn phòng trường học.

Đào tạo:

Tương đương với việc hoàn thành lớp mười hai được bổ sung bởi các môn học về khoa học thư ký, quản trị văn phòng, xử lý văn bản hoặc lĩnh vực liên quan.

Yêu cầu đặc biệt

Sở hữu hoặc có khả năng lấy thẻ Sơ cứu. Ưu tiên chứng nhận Hồi sức tim phổi (CPR).

Môi trường làm việc

1. Cài đặt văn phòng kiểm soát khí hậu và tiếp xúc với mức cường độ tiếng ồn vừa phải.
2. Mức độ tiếp xúc cao với nhân viên quận và cộng đồng.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di động để làm việc trong một môi trường văn phòng trường học điển hình và sử dụng thiết bị văn phòng tiêu chuẩn. Sức chịu đựng để thường xuyên di chuyển từ tư thế ngồi sang đứng, đi bộ, khom lưng và quỳ. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in và màn hình máy tính hoặc các thiết bị giám sát khác. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp và qua điện thoại.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 15 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.