Chuyên viên mua sắm và hợp đồng 3

MỤC ĐÍCH

Phục vụ như trợ lý quản lý cho bộ phận. Hoạt động ở mức cao nhất, trên hầu hết các dự án phức tạp. Dự kiến sẽ cung cấp đào tạo, hỗ trợ và giám sát các chương trình như thẻ mua sắm, mua hàng hợp tác, đặt hàng Amazon. Cung cấp cho nhân viên để thực hiện mua sắm cho các mua sắm lớn phức tạp nhất. Nhân viên sẽ làm việc với ít sự giám sát, kiểm tra với người quản lý khi cần thiết để đảm bảo tuân thủ.

ĐẶC ĐIỂM LỚP HỌC

Nhân viên làm công việc mua hàng hoặc ký hợp đồng phức tạp, không thường xuyên. Nhân viên chọn từ các lựa chọn thay thế dễ nhận biết rõ ràng và làm việc trong các hướng dẫn bằng văn bản. Công việc có phần đa dạng và sẽ bao gồm các tình huống mới đòi hỏi phải phân tích và lựa chọn quy trình phù hợp nhất.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

Nhân viên làm việc dưới sự chỉ đạo của người quản lý và được hỗ trợ bởi nhân viên cấp thấp hơn để cung cấp cơ hội đào tạo. Người quản lý sẽ xem xét về phương pháp làm việc, tiêu chuẩn và hướng dẫn và cung cấp phản hồi. Nhân viên dự kiến sẽ cần ít sự giám sát.

MỐI QUAN HỆ VỚI NGƯỜI KHÁC

Nhân viên thường xuyên liên lạc qua điện thoại, bằng văn bản, điện tử và cá nhân với các nhà cung cấp để đặt hàng, yêu cầu báo giá và giải quyết vấn đề. Nhân viên cũng sẽ liên lạc thường xuyên với nhân viên của Học khu để thảo luận về nhu cầu, thông báo kết quả báo giá và hỗ trợ giải quyết vấn đề nếu có vấn đề xảy ra với đơn đặt hàng.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

1. Chịu trách nhiệm phát triển, phân phối và giám sát đào tạo quản trị thẻ, quản lý hợp đồng và quản trị tài khoản (Office Depot (OD), Amazon, v.v.).
2. Xem xét các yêu cầu mua hàng và xử lý chúng theo quy chế, chính sách và quy tắc của tiểu bang.
3. Nghiên cứu các nguồn cung cấp và dịch vụ. So sánh chi phí, chất lượng và tính sẵn có.
4. Xác định số lượng đặt hàng và phương tiện giao hàng tiết kiệm nhất. Đánh giá phương thức mua hàng phù hợp.
5. Chuẩn bị các đơn đặt hàng và nhận báo giá giới hạn cho các mặt hàng thuộc phạm vi mua sắm vừa hoặc nhỏ (như được xác định bởi chính sách của Quận).
6. Xem xét kết quả và trao đổi với khách hàng để đảm bảo sự phù hợp của đơn hàng.
7. Thực hiện giải thưởng cho mua hàng.
8. Chuẩn bị đơn đặt hàng, giám sát việc giao hàng và / hoặc hủy đơn đặt hàng khi cần thiết và đàm phán trả lại và thay thế với nhà cung cấp.
9. Các nhiệm vụ khác theo sự phân công.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về

1. Kiến thức cấp độ Journeyman về:
2. Quy trình mua sắm và ký hợp đồng
3. Toán học như cộng, trừ, nhân, chia và tính tỷ lệ phần trăm.
4. Cấu trúc và nội dung của ngôn ngữ tiếng Anh, bao gồm ý nghĩa và chính tả của từ, quy tắc sáng tác và ngữ pháp.
5. Các thủ tục và hệ thống hành chính và văn thư như hệ thống xử lý công việc và lưu trữ dữ liệu, hệ thống quản lý hồ sơ và hồ sơ, và các thủ tục và thuật ngữ văn phòng điển hình.

Khả năng

1. Lắng nghe tích cực
2. Tư duy phản biện, phân tích thông tin
3. Khả năng so sánh và đối chiếu các tùy chọn để đo lường hiệu quả của các tùy chọn Quản lý thời gian, ưu tiên
4. Nghiên cứu và tổng hợp dữ liệu
5. Giao tiếp giữa các cá nhân - Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản. Lưu trữ hồ sơ

Kinh nghiệm và đào tạo

Ưu tiên có kinh nghiệm mua hàng và quản lý hợp đồng. Ưu tiên bằng cử nhân.

MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Môi trường văn phòng được kiểm soát khí hậu với mức cường độ tiếng ồn từ tối thiểu đến trung bình tùy thuộc vào vị trí làm việc. Mức độ tiếp xúc từ trung bình đến cao với nhân viên của quận và các cơ quan / cộng đồng bên ngoài tùy thuộc vào sự phân công công việc.

YÊU CẦU VẬT LÝ

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường văn phòng điển hình và sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.

Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 15 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.