Chuyên gia văn phòng trường học

MỤC ĐÍCH

Để cải thiện thành tích của học sinh bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư phức tạp vừa phải, sử dụng các thiết bị văn phòng và chương trình phần mềm máy tính khác nhau trong môi trường văn phòng trường học để hỗ trợ hành chính trực tiếp của trường học.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

Nhận chỉ đạo và giám sát chung từ một giám sát viên được chỉ định và có thể nhận được sự giám sát kỹ thuật và chức năng từ nhân viên hỗ trợ văn phòng trường học cấp cao hơn. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ là trách nhiệm của nhân viên và phải được thực hiện trong các chính sách đã thiết lập. Công việc chỉ được xem xét định kỳ để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và kết quả đo lường.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

LƯU Ý: Nhiệm vụ công việc thực tế có thể thay đổi dựa trên (các) lĩnh vực trách nhiệm được giao trong trường.

1. Chuẩn bị và duy trì một loạt các hồ sơ văn thư phức tạp vừa phải như những hồ sơ liên quan đến nhân sự, sự tham gia của học sinh, kỷ luật học sinh, tiêm chủng cho học sinh, các hoạt động của trường / thể thao, chi tiêu chương trình, và vật tư và tài liệu.
2. Nhập và truy xuất dữ liệu bằng máy tính và trình xử lý văn bản và / hoặc các chương trình phần mềm bảng tính; phát triển hệ thống bảo trì hồ sơ phức tạp; duy trì hồ sơ và tạo báo cáo bao gồm MUNIS, SmartFind Express (hệ thống gọi thay thế tự động) và hệ thống thông tin sinh viên.
3. Làm lễ tân văn phòng trường nếu có yêu cầu; tiếp nhận và sàng lọc các cuộc gọi điện thoại và giới thiệu đến người / văn phòng thích hợp để định tuyến; tiếp và chỉ đạo khách tham quan văn phòng; trả lời các câu hỏi chung về thông tin và hỗ trợ; Xử lý cuộc gọi từ những người gọi khó chịu, tức giận hoặc bối rối.
4. Giải thích, áp dụng và giải thích các quy tắc, quy định, thủ tục và chính sách của bộ phận hoặc trường học.
5. Khởi tạo và duy trì nhiều loại tệp và hồ sơ; duy trì hướng dẫn sử dụng và cập nhật tài liệu tài nguyên.
6. Duy trì lịch hẹn và lịch, sắp xếp các cuộc họp và hội nghị, sắp xếp chuyến đi.
7. Cung cấp hỗ trợ y tế cho học sinh trong trường hợp không có Y tá hoặc Trợ lý Y tế tại Trường học. Hỗ trợ học sinh bị bệnh với lòng trắc ẩn và kiên nhẫn.
8. Word xử lý nhiều loại tài liệu bằng văn bản bao gồm thư, bài kiểm tra, báo cáo, dữ liệu thống kê và biểu đồ từ bản nháp thô.
9. Tổ chức và phân phối thư cho nhân viên
10. Đặt hàng, tiếp nhận vật tư, tài liệu cho nhà trường.
11. Thực hiện các nhiệm vụ kế toán và sổ sách kế toán cơ bản.
12. Phân phát thuốc cho học sinh, duy trì hồ sơ y tế và có thể thực hiện các nhiệm vụ sơ cứu thông thường.
13. Cung cấp hỗ trợ văn thư cho (các) ủy ban bằng cách tập hợp chương trình nghị sự và tài liệu cơ bản, sao chép và phân phối biên bản.
14. Điều phối công việc của các trợ lý sinh viên làm việc trong khu vực văn phòng.
15. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
16. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về

1. Tổ chức công việc và kỹ thuật nghiên cứu đủ để thu thập, phân tích và giải thích dữ liệu
2. Sử dụng tiếng Anh, chính tả, ngữ pháp, dấu câu và số học
3. Quy trình văn phòng hiện đại và phần cứng và phần mềm máy tính văn phòng
4. Nguyên tắc và thực hành viết thư kinh doanh
5. Nguyên tắc và thủ tục lưu trữ hồ sơ
6. Thuật ngữ được sử dụng trong công việc kế toán và văn thư kế toán theo yêu cầu

Khả năng

1. Đa nhiệm vụ trong môi trường văn phòng trường học bận rộn, khối lượng lớn
2. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình và phạm vi công việc
3. Thực hiện nhiều chức năng hỗ trợ văn thư yêu cầu ra quyết định trong các chính sách, quy tắc và thủ tục đã được thiết lập
4. Lập kế hoạch, tổ chức, ưu tiên và hoàn thành các nhiệm vụ công việc một cách kịp thời và hiệu quả
5. Vận hành một máy tính với truy cập hệ thống tài chính tích hợp và các thiết bị và phần mềm ngoại vi liên quan. Vận hành các máy văn phòng khác nhau.
6. Nhập ở tốc độ cần thiết để thực hiện công việc thành công
7. Làm việc hiệu quả và hiệu quả trong môi trường văn phòng bận rộn đặc trưng bởi sự gián đoạn thường xuyên và khối lượng công việc lớn
8. Đa tác vụ với khả năng thích ứng nhanh với các tình huống thay đổi
9. Làm việc hiệu quả trong môi trường nhóm
10. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản, với nhiều người
11. Giải thích, làm rõ và áp dụng các chính sách và nội quy của trường
12. Biên soạn và duy trì các hồ sơ phức tạp và rộng lớn
13. Phân tích tình huống cẩn thận và áp dụng các khóa hành động hiệu quả
14. Duy trì mức độ bảo mật cao nhất trong tất cả các vấn đề liên quan đến nhân viên, học sinh và gia đình
15. Thực hiện ngoại giao và khéo léo và duy trì mức độ chuyên nghiệp cao
16. Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời

Kinh nghiệm và đào tạo

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo sẽ cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng sẽ là:

Kinh nghiệm

Ba năm kinh nghiệm thư ký có trách nhiệm tiến bộ trong một môi trường văn phòng tinh vi. Ưu tiên có kinh nghiệm trong một văn phòng trường học.

Đào tạo

Tương đương với việc hoàn thành lớp mười hai.

Môi trường làm việc

Môi trường văn phòng trường học được kiểm soát khí hậu với việc tiếp xúc với mức cường độ tiếng ồn từ trung bình đến cao.

Mức độ tiếp xúc từ trung bình đến cao với nhân viên của quận và các cơ quan / cộng đồng bên ngoài tùy thuộc vào địa điểm làm việc.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường trường học điển hình và sử dụng thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 15 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.