Chuyên viên Văn phòng Trường học Cấp 2 - Trường Trung học Cơ sở

MỤC ĐÍCH

Để cải thiện thành tích của học sinh bằng cách cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cao cho ban giám hiệu nhà trường liên quan đến việc phát triển lịch trình tổng thể. Thực hiện tất cả các chức năng đăng ký học sinh, bao gồm quản lý hồ sơ, phân tích các điều kiện tiên quyết của khóa học và yêu cầu chương trình giảng dạy để đảm bảo sắp xếp học sinh phù hợp, sàng lọc các yêu cầu giáo dục đặc biệt / song ngữ và phát triển lịch trình của học sinh.

ĐẶC ĐIỂM LỚP HỌC

Lớp học này được phân biệt với Chuyên gia Văn phòng Trường học và Chuyên gia Văn phòng Trường học 2 (Trung học) dựa trên các kỹ năng kỹ thuật chuyên môn và cụ thể cần thiết. Đây là một phân loại duy nhất vì nó đòi hỏi đào tạo kỹ thuật chuyên ngành với phát triển lịch trình tổng thể bao gồm đào tạo kỹ thuật với phần mềm máy tính (hệ thống thông tin sinh viên) vì nó liên quan đến đầu vào và thao tác của dữ liệu lịch trình. Nhân viên ở vị trí này làm việc chặt chẽ với các quản trị viên cung cấp báo cáo và dữ liệu ghi danh được sử dụng cho nhân sự và nhiệm vụ.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

Nhận sự giám sát trực tiếp từ quản trị viên được chỉ định. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ được để lại cho sự đánh giá của nhân viên với người giám sát hoặc quản trị viên đưa ra hướng dẫn và lời khuyên không thường xuyên. Công việc chỉ được xem xét định kỳ để đảm bảo sự phù hợp với các tiêu chuẩn và kết quả đo lường.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

– Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây:

1. Quản lý hồ sơ học sinh và bảng điểm phù hợp với hướng dẫn của tiểu bang, liên bang và Học khu và phù hợp với các tiêu chuẩn công nhận của trường.
2. Tổng hợp, phân tích và đánh giá dữ liệu và chuẩn bị bảng điểm và báo cáo dựa trên dữ liệu đó.
3. Giải thích tình trạng tín dụng của các môn học được chuyển giao.
4. Đăng ký và rút học sinh khỏi các lớp học và / hoặc tuyển sinh trường.
5. Cung cấp hỗ trợ hành chính trong việc phát triển lịch trình tổng thể.
6. Nhập liệu, biên soạn và phân tích dữ liệu để phát triển lịch trình tổng thể.
7. Duy trì các hồ sơ bí mật của học sinh.
8. Chuẩn bị lịch trình cho học sinh.
9. Chuẩn bị báo cáo tham dự cho ngân sách nhà nước.
10. Xây dựng biểu mẫu và lắp ráp các gói đăng ký.
11. Tư vấn cho phụ huynh / học sinh về các yêu cầu của chương trình giảng dạy trung học cơ sở.
12. Hỗ trợ nhân viên vận hành hệ thống thông tin sinh viên và làm quản trị viên tài khoản hệ thống thông tin sinh viên.
13. Cập nhật hồ sơ chấm điểm và hỗ trợ giáo viên trong quá trình chấm điểm trên máy tính.
14. Ghi tín chỉ trung học, nếu thích hợp.
15. Tiếp nhận, giải thích và phân phối thích hợp các tài liệu lệnh của tòa án như nghị định ly hôn, lệnh giam giữ và lệnh cấm.
16. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
17. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về:

1. Tổ chức công việc và kỹ thuật nghiên cứu đủ để thu thập, phân tích và giải thích dữ liệu
2. Xây dựng lịch trình tổng thể
3. Các quy tắc, chính sách, luật pháp, liên quan đến đăng ký sinh viên
4. Chương trình máy tính SASI / ClassXP / IGPro (chương trình hệ thống thông tin sinh viên)
5. Thực hành văn phòng cơ bản, bao gồm tổ chức và lưu trữ hồ sơ
6. Giải quyết vấn đề và phân tích dữ liệu

7. Khả năng:

8. Biên dịch và phân tích dữ liệu
9. Lên lịch và sắp xếp đồng thời nhiều nhiệm vụ trong môi trường văn phòng trường học bận rộn, khối lượng lớn
10. Làm việc độc lập với ít sự giám sát
11. Hiểu chương trình giảng dạy của khóa học trung học cơ sở và sắp xếp học sinh cho phù hợp
12. Truyền đạt các khái niệm kỹ thuật cho khán giả phi kỹ thuật
13. Vận hành máy tính tích hợp truy cập hệ thống thông tin sinh viên và các thiết bị và phần mềm ngoại vi liên quan, bao gồm Microsoft (MS), Word và Excel
14. Làm việc hiệu quả trong môi trường nhóm
15. Duy trì mức độ bảo mật cao nhất trong tất cả các vấn đề liên quan đến học sinh và gia đình
16. Thực hiện ngoại giao và khéo léo khi giao dịch với nhân viên, sinh viên và công chúng và duy trì mức độ chuyên nghiệp cao
17. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản
18. Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời

KINH NGHIỆM VÀ ĐÀO TẠO

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo sẽ cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng cần thiết sẽ là:

Kinh nghiệm

Ba năm kinh nghiệm thư ký / văn thư ngày càng có trách nhiệm trong một môi trường văn phòng phức tạp, tốt nhất là trong môi trường trường công lập bao gồm ít nhất một năm làm việc với phần mềm máy tính được sử dụng để lên lịch cho học sinh.

Đào tạo

Tương đương với việc hoàn thành lớp mười hai bổ sung đào tạo / khóa học kinh doanh nâng cao.

Môi trường làm việc

Môi trường văn phòng trường học được kiểm soát khí hậu với việc tiếp xúc với mức cường độ tiếng ồn từ trung bình đến cao.

Mức độ tiếp xúc cao với nhân viên của quận và tiếp xúc vừa phải với các cơ quan / cộng đồng bên ngoài

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường trường học điển hình và sử dụng thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 15 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.