Chuyên viên văn thư cao cấp

MỤC ĐÍCH

Để cải thiện thành tích của học sinh bằng cách thực hiện nhiều công việc văn thư, xử lý hồ sơ và văn phòng nói chung để hỗ trợ trực tiếp cho một chương trình, bộ phận hoặc văn phòng trường học.

ĐẶC ĐIỂM LỚP HỌC

Các vị trí trong lớp này thực hiện một loạt các nhiệm vụ văn thư để hỗ trợ trực tiếp các chương trình và hoạt động cụ thể. Công việc được thực hiện đòi hỏi kiến thức làm việc cơ bản về các chính sách, thủ tục và thực tiễn chi phối lĩnh vực được giao. Công việc có thể liên quan đến tiếp xúc công cộng.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

Nhận được sự giám sát chặt chẽ từ một giám sát viên được phân công, và giám sát kỹ thuật và chức năng từ các vị trí cấp cao hơn. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ là trách nhiệm của nhân viên và phải được thực hiện trong các chính sách đã thiết lập hoặc theo quy định của các quy tắc và quy định. Công việc được xem xét thường xuyên để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và kết quả đo lường.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

LƯU Ý: Nhiệm vụ công việc thực tế có thể thay đổi tùy theo bộ phận, trường học và / hoặc chức năng.

1. Tổng hợp, thẩm tra và sắp xếp hồ sơ của một khu chức năng theo phân công; duy trì và cập nhật hồ sơ; Thực hiện xử lý hồ sơ cho một khu vực chương trình đòi hỏi một số lượng hạn chế phán đoán và ra quyết định độc lập.
2. Xem xét hồ sơ và xác định hành động thích hợp sẽ được thực hiện.
3. Đánh máy thư từ, báo cáo và các tài liệu khác; soạn thư theo hướng dẫn chung.
4. Đáp ứng các yêu cầu từ các bộ phận khác, sinh viên và công chúng liên quan đến lĩnh vực phân công.
5. Nhập và truy xuất dữ liệu bằng máy tính và/hoặc chương trình phần mềm bảng tính; duy trì hồ sơ và tạo báo cáo cơ bản.
6. Áp dụng và giải thích các quy tắc, thủ tục và chính sách của bộ phận hoặc chương trình.
7. Thực hiện công việc kế toán cơ bản theo yêu cầu.
8. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
9. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.
10. Có thể cung cấp nhiệm vụ lễ tân.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về

1. Nguyên tắc và thực hành bảo trì hồ sơ văn phòng
2. Ngữ pháp, chính tả, dấu câu và toán tiếng Anh thương mại
3. Thực tiễn văn phòng, quy trình và thiết bị văn phòng hiện đại
4. Các chương trình máy tính để xử lý văn bản và bảng tính

Khả năng

1. Lập kế hoạch, tổ chức, ưu tiên và hoàn thành các bài tập trong môi trường làm việc thường xuyên bị gián đoạn
2. Thực hiện phán đoán độc lập bao gồm đưa ra các quyết định thích hợp liên quan đến phương pháp làm việc và thời gian biểu cho công việc được giao
3. Áp dụng luật, quy tắc, quy định, chính sách và thủ tục
4. Vận hành máy tính cá nhân và sử dụng phần mềm xử lý văn bản và bảng tính để tạo định dạng bản ghi / tài liệu, nhập và truy xuất dữ liệu, duy trì hồ sơ và tạo tài liệu và báo cáo
5. Thu thập và tổ chức thông tin về dữ liệu và chuẩn bị báo cáo
6. Rà soát và áp dụng thông tin kỹ thuật trong phạm vi nhiệm vụ
7. Xử lý Word với tốc độ cần thiết để thực hiện công việc thành công
8. Vận hành các thiết bị văn phòng khác nhau bao gồm máy tính, máy photocopy, bảng sao chép và máy ảnh tài liệu.
9. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình làm việc
10. Duy trì tính bảo mật của thông tin
11. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản
12. Cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời

Kinh nghiệm và đào tạo

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo có khả năng cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng sẽ là:

Kinh nghiệm

Bất kỳ kinh nghiệm văn thư nào liên quan đến việc lưu giữ hồ sơ, liên hệ công khai và sử dụng máy tính cho mục đích xử lý văn bản và lưu giữ hồ sơ.

Đào tạo

Tương đương với việc hoàn thành lớp mười hai. Bằng tốt nghiệp trung học hoặc các môn học đại học, hoặc các lớp học kinh doanh.

Môi trường làm việc

Thiết lập văn phòng kiểm soát khí hậu với mức cường độ tiếng ồn từ tối thiểu đến cao tùy thuộc vào vị trí làm việc.

Mức độ tiếp xúc từ trung bình đến cao với nhân viên của quận và các cơ quan / cộng đồng bên ngoài tùy thuộc vào địa điểm làm việc.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường văn phòng điển hình và sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 20 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.