Thư ký cao cấp

MỤC ĐÍCH

Để cải thiện thành tích của học sinh bằng cách thực hiện nhiều nhiệm vụ thư ký và văn thư có trách nhiệm và nhạy cảm cho các chương trình được giao hoặc một bộ phận và / hoặc quản trị viên / giám sát viên.

ĐẶC ĐIỂM LỚP HỌC

Các vị trí trong phân loại này thực hiện nhiệm vụ văn thư cho một chương trình hoặc hoạt động duy nhất hoặc cho nhiều chương trình hoặc hoạt động nhỏ hơn. Lớp này được phân biệt với lớp Thư ký ở chỗ công việc được thực hiện bao gồm một phạm vi nhiệm vụ rộng hơn và nhân viên có nhiều quyền quyết định hơn để xác định một quá trình hành động phù hợp dựa trên các quy tắc, chính sách và thủ tục được thiết lập liên quan đến chương trình hoặc khu vực hoạt động của họ. Các vị trí trong lớp này cũng có trách nhiệm lớn hơn trong việc phổ biến thông tin và giải thích các thủ tục trong các hướng dẫn đã được thiết lập. Có thể phân công công việc cho các phân loại văn thư cấp dưới. Yêu cầu kiến thức chương trình chung cụ thể cho lĩnh vực phân công. Có thể phục vụ nhiều nhân viên chuyên nghiệp hoặc một quản trị viên duy nhất.

GIÁM SÁT TIẾP NHẬN VÀ THỰC HIỆN

Nhận chỉ đạo từ người giám sát được chỉ định và có thể nhận được sự giám sát chức năng và kỹ thuật từ nhân viên hỗ trợ văn phòng cấp cao hơn. Phương pháp thực hiện nhiệm vụ là trách nhiệm của nhân viên và phải được thực hiện trong các chính sách đã thiết lập hoặc theo quy định của các quy tắc và quy định. Công việc chỉ được xem xét định kỳ để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và kết quả đo lường.

Có thể thực hiện giám sát chức năng đối với nhân viên văn thư.

CÁC CHỨC NĂNG THIẾT YẾU CỦA CÔNG VIỆC

Có thể bao gồm, nhưng không giới hạn, những điều sau đây

1. Cung cấp hỗ trợ văn thư cho chương trình hoặc bộ phận được giao; duy trì hồ sơ kỹ thuật cho một chức năng quan trọng trong chương trình hoặc bộ phận được giao.
2. Giải thích và giải thích các chính sách, quy tắc và quy định của chương trình hoặc bộ phận để trả lời các câu hỏi; giới thiệu các câu hỏi khi thích hợp.
3. Tổng hợp thông tin, số liệu phục vụ báo cáo thống kê, tài chính; cung cấp thông tin cho người giám sát theo yêu cầu.
4. Tổng hợp và tập hợp các báo cáo, biểu mẫu và tóm tắt đặc biệt khác nhau.
5. Bắt đầu và duy trì nhiều loại tệp và hồ sơ và duy trì hướng dẫn sử dụng và cập nhật tài liệu tham khảo.
6. Soạn thư từ thường lệ.
7. Làm lễ tân văn phòng; sàng lọc các cuộc gọi và khách thăm, và giới thiệu các câu hỏi khi thích hợp.
8. Xử lý văn bản một loạt các tài liệu bằng văn bản bao gồm thư, bài kiểm tra, báo cáo, dữ liệu thống kê và biểu đồ từ dự thảo thô, hướng dẫn bằng lời nói; đánh máy, hiệu đính và xử lý tài liệu; gõ một khối lượng lớn vật liệu. Có thể sử dụng máy phiên âm / máy ghi âm.
9. Sắp xếp chuyến đi, duy trì lịch hẹn và lịch, và sắp xếp các cuộc họp và hội nghị.
10. Nhận và phân phối thư thường xuyên và điện tử.
11. Duy trì sự tham dự thường xuyên và nhất quán và đúng giờ.
12. Thực hiện các nhiệm vụ liên quan phù hợp với mô tả và phân công công việc.

TRÌNH ĐỘ TỐI THIỂU

Kiến thức về

1. Tổ chức công việc và kỹ thuật nghiên cứu đủ để thu thập dữ liệu cho nhiều bài tập khác nhau.
2. Các nguyên tắc và thực hành kế toán cơ bản.
3. Sử dụng tiếng Anh, chính tả, ngữ pháp và dấu câu.
4. Phương pháp văn phòng hiện đại, quy trình và các ứng dụng phần cứng và phần mềm máy tính văn phòng.
5. Nguyên tắc và thực hành viết thư kinh doanh.
6. Các nguyên tắc và thủ tục lưu trữ hồ sơ và chuẩn bị cơ sở dữ liệu và bảng tính.

Khả năng

1. Nhanh chóng có được kiến thức làm việc về các chính sách và thủ tục của bộ phận và hoạt động của các dịch vụ văn thư trong chương trình hoặc bộ phận.
2. Thực hiện các chức năng hỗ trợ văn thư đòi hỏi phán đoán độc lập, ra quyết định và giải quyết vấn đề.
3. Nghiên cứu thông tin và soạn thảo các bản ghi nhớ, thư từ và thư từ khác cho bản thân hoặc cấp trên hành chính.
4. Lập kế hoạch, tổ chức, ưu tiên và hoàn thành khối lượng công việc lớn một cách kịp thời và hiệu quả.
5. Vận hành máy tính để nhập, sửa đổi và truy xuất thông tin hoặc sử dụng xử lý văn bản hoặc chương trình.
6. Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của các bộ phận khác.
7. Phân tích tình huống một cách cẩn thận và áp dụng các khóa học hành động hiệu quả.
8. Hiểu và áp dụng các chính sách và thủ tục của bộ phận.
9. Biên soạn thông tin, duy trì hồ sơ rộng rãi và chuẩn bị báo cáo.
10. Giao tiếp rõ ràng và chính xác, cả bằng miệng và bằng văn bản.
11. Nhập ở tốc độ cần thiết để thực hiện công việc thành công.
12. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình làm việc.

Kinh nghiệm và đào tạo

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo sẽ cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết đều phù hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng cần thiết sẽ là:

Kinh nghiệm

Ba năm kinh nghiệm văn thư có trách nhiệm tiến bộ trong một môi trường văn phòng tinh vi.

Đào tạo

Tương đương với việc hoàn thành lớp mười hai.

Môi trường làm việc

Thiết lập văn phòng kiểm soát khí hậu với nhiệt độ từ lạnh / nóng nhẹ đến trung bình. Tiếp xúc với mức độ tiếng ồn từ trung bình đến ồn ào và thỉnh thoảng đến các khoảng thời gian thường xuyên.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, ngón tay, nói chuyện và nghe. Di chuyển để làm việc trong một môi trường văn phòng điển hình và sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn, sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.
Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Trung bình - Dùng lực lên 10-25 pound thường xuyên và lên đến 10 pound liên tục hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.