Giám sát viên vận hành dịch vụ phụ trợ

Địa điểm: Dịch vụ phụ trợ
Phân loại: Chuyên nghiệp/Kỹ thuật
Báo cáo trực tiếp cho: Điều phối viên, Vận hành và Hậu cần
Trách nhiệm giám sát: Có
Bậc lương: 425 – Bảng lương kỹ thuật chuyên nghiệp
Thời hạn hợp đồng: 12 tháng (260 ngày)
Trạng thái FLSA: Miễn trừ

Tóm tắt vị trí

Giám sát viên vận hành dịch vụ phụ trợ cung cấp sự lãnh đạo về mặt vận hành và giám sát kỹ thuật cho các chức năng dịch vụ phụ trợ, bao gồm vận hành kho, hậu cần, sao chụp, quản lý tài sản, hỗ trợ khách hàng và dịch vụ sản xuất. Vai trò này đảm bảo việc cung cấp dịch vụ hiệu quả, tuân thủ quy định và chất lượng cao, hỗ trợ hoạt động của trường học và quận. Vị trí này dẫn dắt các sáng kiến ​​cải tiến quy trình, giám sát nhân viên được giao và hợp tác với các bên liên quan nội bộ để tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng và thúc đẩy sự xuất sắc trong hoạt động phù hợp với các giá trị của quận.

Trách nhiệm thực hiện thiết yếu

Người đương nhiệm có thể thực hiện bất kỳ sự kết hợp nào của các trách nhiệm công việc thiết yếu được liệt kê bên dưới.

1. Tích cực tham gia vào các sáng kiến ​​của nhóm, trường và quận bằng cách thúc đẩy sự hợp tác, giải quyết vấn đề chung và văn hóa tôn trọng lẫn nhau. Đóng góp ý tưởng, hỗ trợ đồng nghiệp và thúc đẩy các mục tiêu chung.
2. Thể hiện cam kết học hỏi liên tục bằng cách tìm kiếm phản hồi, theo đuổi các cơ hội phát triển nghề nghiệp và áp dụng kiến ​​thức và kỹ năng mới để cải thiện hiệu suất và chất lượng dịch vụ.
3. Cung cấp dịch vụ chất lượng cao, phù hợp với giá trị cốt lõi cho các bên liên quan nội bộ và bên ngoài bằng cách phản hồi chính xác, hiệu quả và thấu cảm. Duy trì thái độ tích cực, hướng đến giải pháp trong mọi tương tác.
4. Xác định các cơ hội cải tiến bằng cách đóng góp ý tưởng nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng dịch vụ hoặc kết quả trong khuôn khổ các quy trình đã thiết lập. Thể hiện sự cởi mở đối với các ý tưởng và phương pháp mới.
5. Giám sát và điều phối hoạt động hàng ngày của các chức năng Dịch vụ phụ trợ được giao, bao gồm hoạt động kho bãi, dịch vụ hậu cần và giao hàng, dịch vụ sao chụp và sản xuất, quản lý tài sản và hỗ trợ khách hàng.
6. Lập kế hoạch, tổ chức và giám sát quy trình làm việc để đảm bảo sản xuất hiệu quả, quản lý kho chính xác, phân phối vật liệu kịp thời và cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho các trường học và phòng ban.
7. Lãnh đạo, hướng dẫn và đánh giá nhân viên được giao; thiết lập kỳ vọng về hiệu suất; xây dựng lịch làm việc và kế hoạch phân công nhiệm vụ; và cung cấp đào tạo và phát triển chuyên môn để tăng cường hiệu quả hoạt động và dịch vụ khách hàng.
8. Đảm bảo tuân thủ các chính sách của quận, tiêu chuẩn an toàn và các quy định hiện hành liên quan đến kho bãi, vận chuyển vật liệu, hoạt động giao hàng, thiết bị sản xuất và quản lý vòng đời tài sản.
9. Phân tích dữ liệu hoạt động, chỉ số dịch vụ và quy trình làm việc; lập báo cáo; và đề xuất các cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí và chất lượng dịch vụ.
10. Điều phối các dự án vận hành phức tạp, bao gồm vận chuyển vật liệu quy mô lớn, lắp đặt, lập kế hoạch hậu cần và các sáng kiến ​​liên phòng ban hỗ trợ các ưu tiên của quận.
11. Giám sát các quy trình thu gom, lưu trữ, phân phối lại và thanh lý tài sản nhằm thúc đẩy trách nhiệm tài chính, tối ưu hóa không gian và lập kế hoạch vòng đời.
12. Phối hợp với các bộ phận nội bộ, nhà cung cấp và đối tác bên ngoài để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, sản xuất và hậu cần, đồng thời đảm bảo phù hợp với mục tiêu hoạt động của quận.
13. Cung cấp dịch vụ khắc phục sự cố kỹ thuật và hỗ trợ khách hàng liên quan đến hệ thống, phần mềm và quy trình sản xuất của bộ phận Dịch vụ phụ trợ.
14. Xây dựng và duy trì văn hóa kinh doanh năng động, chú trọng vào các thực tiễn vận hành tốt nhất, tối ưu hóa dịch vụ, tăng doanh thu và giảm chi phí.
15. Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến vị trí được giao.

Kiến thức

1. Các chính sách và quy trình của tổ chức, hướng dẫn cụ thể cho từng vai trò và khả năng học hỏi và áp dụng các tiêu chuẩn của quận.
2. Các hoạt động kho bãi, điều phối hậu cần, dịch vụ sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho và quản lý vòng đời tài sản.
3. Các nguyên tắc dịch vụ khách hàng và hệ thống cung cấp dịch vụ trong môi trường khu vực công hoặc trường học từ mẫu giáo đến lớp 12.
4. Các tiêu chuẩn và quy trình an toàn liên quan đến việc xử lý vật liệu, vận hành thiết bị và môi trường kho bãi hoặc sản xuất.
5. Lập kế hoạch quy trình làm việc, phương pháp cải tiến quy trình và các chỉ số hiệu suất hoạt động.
6. Các hệ thống phần mềm được sử dụng để quản lý công việc, theo dõi tồn kho, lập hóa đơn, báo cáo và quy trình sản xuất.

Kỹ năng

1. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt, phù hợp với trách nhiệm của vị trí.
2. Sử dụng các công cụ công nghệ thông dụng phù hợp với vai trò, bao gồm email, ứng dụng năng suất, nền tảng giao tiếp kỹ thuật số và các hệ thống đặc thù của quận và vị trí, đồng thời có khả năng học hỏi các công cụ mới khi cần thiết.
3. Giám sát, hướng dẫn và đánh giá nhân viên để đảm bảo trách nhiệm, chất lượng dịch vụ và sự phát triển nghề nghiệp.
4. Phân tích dữ liệu hoạt động và lập báo cáo để hỗ trợ việc ra quyết định và cải tiến liên tục.
5. Tổ chức, ưu tiên và điều phối nhiều dự án và yêu cầu dịch vụ đồng thời.

Khả năng

1. Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tích cực, hiệu quả và phù hợp với văn hóa với học sinh, nhân viên, gia đình và các đối tác cộng đồng.
2. Cung cấp dịch vụ kịp thời, chính xác, lịch sự và thấu cảm, phản ánh các giá trị cốt lõi của học khu.
3. Hãy thể hiện khả năng phán đoán tốt, giữ bí mật thông tin và xử lý các tình huống nhạy cảm một cách chuyên nghiệp, thận trọng và chính trực.
4. Làm việc hiệu quả trong điều kiện thời hạn gấp rút, gián đoạn công việc và các ưu tiên thay đổi hoặc cạnh tranh.
5. Phân tích các thách thức phức tạp về hậu cần hoặc sản xuất và phát triển các giải pháp thiết thực, có trách nhiệm về mặt tài chính.
6. Đảm bảo vai trò lãnh đạo chiến lược và vận hành trên nhiều lĩnh vực dịch vụ, đồng thời duy trì sự phù hợp với mục tiêu và giá trị cốt lõi của quận.
7. Dự đoán các thách thức về vận hành, đánh giá rủi ro và triển khai các giải pháp chủ động nhằm giảm thiểu sự gián đoạn đối với các trường học và các phòng ban trong quận.
8. Thúc đẩy văn hóa trách nhiệm, hợp tác và cải tiến liên tục trong đội ngũ nhân viên được giao nhiệm vụ.
9. Giải quyết các ưu tiên cạnh tranh và yêu cầu thay đổi liên tục trong khi vẫn duy trì chất lượng dịch vụ và tinh thần đồng đội.
10. Đánh giá các quy trình và thực hiện các cải tiến mang tính hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả, trách nhiệm tài chính và chất lượng dịch vụ.

Trình độ chuyên môn tối thiểu

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa đào tạo, kinh nghiệm và/hoặc trình độ học vấn đều có thể được xem xét để đáp ứng các yêu cầu của vị trí này.

Giáo dục

1. Bằng cao đẳng về quản trị kinh doanh, hậu cần, quản lý vận hành, công nghệ công nghiệp, hành chính công hoặc các lĩnh vực liên quan.
2. Ưu tiên ứng viên có bằng cử nhân trong lĩnh vực liên quan.

Kinh nghiệm

1. Bốn (4) năm kinh nghiệm có trách nhiệm ngày càng tăng trong dịch vụ khách hàng, vận hành kho, điều phối hậu cần, dịch vụ sản xuất hoặc môi trường vận hành liên quan.
2. Hai (2) năm kinh nghiệm giám sát hoặc lãnh đạo quản lý nhân viên, quy trình làm việc hoặc chức năng vận hành.
3. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục K-12 hoặc khu vực công.
4. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm triển khai cải tiến quy trình, quản lý chỉ số dịch vụ hoặc điều phối các chức năng vận hành đa đơn vị.

Giấy phép, chứng chỉ và các yêu cầu khác

Phải có bằng lái xe hợp lệ của Hoa Kỳ và phương tiện di chuyển cá nhân (sẽ được hoàn trả chi phí xăng xe).

Điều kiện làm việc

Nhu cầu vật lý

1. Liên tục (hơn 5,6 giờ hoặc 69% thời gian trong ngày):
2. Thường xuyên (Từ 2,6 giờ đến 5,5 giờ hoặc từ 33% đến 68% thời gian trong ngày): Khéo léo ngón tay, Thính giác, Ngồi, Đứng, Đi bộ
3. Thỉnh thoảng (tối đa 2,5 giờ hoặc 32% thời gian trong ngày): Giữ thăng bằng, mang vác/nâng vật, phối hợp nhiều chi, kéo/đẩy, với tới.
4. Hiếm khi: (Ít hơn 1 giờ hoặc 12% thời gian trong ngày): Thị lực màu, Leo trèo, Bò, Ngồi xổm/Quỳ, Chuyển động lặp đi lặp lại

Loại công việc/Yêu cầu về thể chất

Công việc nặng nhọc: Thỉnh thoảng phải dùng lực từ 50-100 pound, và/hoặc thường xuyên dùng lực từ 25-50 pound, và/hoặc liên tục dùng lực từ 10-20 pound để di chuyển vật nặng.

Nhu cầu về tinh thần và tâm lý

Yêu cầu công việc ở mức độ vừa phải: Vị trí này đòi hỏi khả năng nhận thức ở mức độ vừa phải trong một môi trường làm việc có cấu trúc tương đối chặt chẽ. Vai trò này có thể yêu cầu thỉnh thoảng phải xử lý các tương tác hoặc vấn đề của khách hàng gây khó khăn về mặt cảm xúc. Công việc đôi khi được thực hiện dưới áp lực thời hạn chặt chẽ hoặc cạnh tranh. Mức độ tiếp xúc với phản hồi hoặc phê bình từ công chúng là hạn chế. Vị trí này đôi khi yêu cầu sự tập trung cao độ vào các nhiệm vụ phức tạp hoặc các hoạt động giải quyết vấn đề.

Môi trường làm việc

Mức độ rủi ro và khó chịu trung bình: Công việc có mức độ rủi ro hoặc khó chịu trung bình, đòi hỏi các biện pháp phòng ngừa an toàn cơ bản, ví dụ: làm việc gần các bộ phận chuyển động, xe đẩy hoặc máy móc; tiếp xúc với các bệnh truyền nhiễm hoặc hóa chất gây kích ứng. Nhân viên có thể được yêu cầu sử dụng quần áo hoặc thiết bị bảo hộ thông thường, chẳng hạn như khẩu trang, áo choàng, áo khoác, ủng, kính bảo hộ, găng tay hoặc tấm chắn.

Tuyên bố EEO

Salem-Keizer Trường Công lập là Nhà tuyển dụng Cơ hội Bình đẳng và không phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, quốc tịch, tuổi tác, khuyết tật hoặc giới tính, bao gồm cả tình trạng mang thai, khuynh hướng tình dục, bản dạng giới và các đặc điểm khác được pháp luật bảo vệ. Các điều chỉnh hợp lý có thể được thực hiện để tạo điều kiện cho người khuyết tật thực hiện các nhiệm vụ thiết yếu.

Nhiệm vụ đại diện

Bản mô tả công việc này nhằm mục đích phản ánh chính xác các nhiệm vụ, trách nhiệm và yêu cầu của vị trí. Bản mô tả này không nhằm mục đích và không nên được hiểu là một danh sách đầy đủ tất cả các trách nhiệm, kỹ năng hoặc điều kiện làm việc liên quan đến vị trí này. Học khu có quyền sửa đổi, bổ sung hoặc loại bỏ các nhiệm vụ và phân công các nhiệm vụ khác khi cần thiết.

Ngày sửa đổi:

03/01/2026 – Được tạo