Trợ lý điều hành / quản lý

Tóm tắt vị trí

Các vị trí thuộc nhóm chức danh này có nhiệm vụ hỗ trợ các lãnh đạo cấp cao trong đội ngũ điều hành của giám đốc (Ban Điều hành).

Nhân viên đảm nhiệm vị trí này thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính mang tính bảo mật, bao gồm nghiên cứu, phân tích dữ liệu và soạn thảo văn bản; điều tra; xây dựng các quy trình, phương pháp và đề xuất nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra; đồng thời cung cấp hỗ trợ hành chính trong các vấn đề liên quan đến chính sách của học khu, chính sách của hội đồng quản trị và các quy định về thương lượng tập thể. Nhân viên này đóng vai trò là cầu nối và là đầu mối liên lạc trực tiếp giữa lãnh đạo cấp cao với đội ngũ nhân viên và cộng đồng, bao gồm các nhà lãnh đạo và quan chức cấp tiểu bang và địa phương.

Các vị trí trong bộ phận này phối hợp làm việc như một phần của đội ngũ trợ lý điều hành nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và đào tạo chéo để đảm bảo có người thay thế hỗ trợ cho từng vị trí.

Đặc điểm lớp học

Đây là một bậc chức danh cấp chuyên viên trong chuỗi chức danh Trợ lý Quản lý/Trợ lý Điều hành. Nhân viên thuộc bậc chức danh này thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ. Nhân viên ở cấp bậc này thể hiện tinh thần chủ động cao, làm việc độc lập nhưng vẫn phối hợp chặt chẽ với lãnh đạo và/hoặc các thành viên khác trong Ban Quản lý Điều hành; do đó, họ chỉ thỉnh thoảng nhận được hướng dẫn hoặc hỗ trợ trong các tình huống mới hoặc bất thường, hoặc khi lãnh đạo hoặc trợ lý cho rằng điều đó là cần thiết. Họ nắm rõ các quy trình hoạt động và chính sách của đơn vị công tác.

Lớp học này được phân biệt với chuỗi lớp trợ lý hành chính / thư ký trên cơ sở trách nhiệm bao gồm quyền tự chủ, ra quyết định và kiến thức kỹ thuật nhiều hơn trong các chương trình hoặc bộ phận cụ thể.

Giám sát tiếp nhận và thực hiện

Một nhân viên ở vị trí này báo cáo trực tiếp cho giám đốc điều hành được chỉ định của họ (người giám sát), mặc dù có thể báo cáo một phần cho các thành viên Quản trị điều hành khác theo quy trình làm việc và dự án yêu cầu. Nhiệm vụ công việc và phương pháp thực hiện các nhiệm vụ đó thường được để lại cho sự đánh giá của nhân viên, với người giám sát cung cấp hướng dẫn, lời khuyên và quyết định khi cần thiết hoặc yêu cầu.

Có thể thực hiện giám sát kỹ thuật đối với nhân viên văn thư được giao.

Chức năng thiết yếu

1. Tiến hành các nghiên cứu, nghiên cứu và / hoặc đánh giá liên quan đến các vấn đề hành chính, dự án và chính sách của quận.
2. Sáng tác, tuân thủ, phân tích, chỉnh sửa, đánh giá và duy trì khối lượng lớn tài liệu bằng văn bản, bao gồm thư, biên bản, báo cáo, chương trình nghị sự, dữ liệu thống kê, biểu đồ hoặc các tài liệu khác dưới dạng tác phẩm gốc hoặc từ các ghi chú hoặc hướng dẫn bằng lời nói hoặc bằng văn bản.
3. Giám sát ngân sách hàng năm cho quản lý điều hành và văn phòng hội đồng trường, duy trì, đối chiếu và tạo bảng tính và báo cáo, bao gồm cả thanh toán pháp lý bí mật. Giám sát ngân sách khu vực được giao, xử lý chi phí.
4. Điều phối công việc của Hội đồng trường: chuẩn bị và tham dự các cuộc họp hội đồng quản trị; tham dự chương trình nghị sự; biên soạn các gói chương trình nghị sự và tài liệu bổ sung; lưu giữ biên bản và các hồ sơ công khai khác; điều phối việc lên lịch, phát hành và đăng tải các cuộc họp; phối hợp bình luận công chúng, dịch vụ dịch thuật và dịch vụ truyền thông với các bộ phận khác.
5. Điều phối công việc của Ủy ban Ngân sách kết hợp với Dịch vụ Tài chính; công việc phản ánh của Hội đồng trường.
6. Hỗ trợ công việc của quá trình thương lượng tập thể cấp huyện: lên lịch, tổ chức và tham dự các phiên đàm phán và họp kín cấp huyện; chuẩn bị, xem xét và quản lý tài liệu bí mật và nhạy cảm; lấy biên bản và ghi chú cho Tổ thương lượng cấp huyện.
7. Phát triển và duy trì các thủ tục và thực tiễn để quản lý hồ sơ chính thức và thường trực cho tất cả các hoạt động liên quan đến công việc của khu vực điều hành hoặc được giao, có thể bao gồm mua đất, thay đổi ranh giới hoặc phân chia lại, công việc trái phiếu, hồ sơ nhân sự hoặc đơn vị thương lượng, hồ sơ hội đồng trường và bầu cử, và các tài liệu khác cần lưu trữ dài hạn.
8. Tổ chức và điều phối các hội nghị, hội thảo, cuộc họp và các sắp xếp du lịch khác khi cần thiết cho khu vực điều hành hoặc được giao.
9. Giúp tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển dụng cho các cơ hội việc làm cấp điều hành.
10. Giám sát hệ thống vắng mặt của quận đối với các thành viên Hành chính điều hành; theo dõi và vắng mặt.
11. Làm việc với cố vấn pháp lý của học khu trong các vấn đề liên quan đến hội đồng trường hoặc thương lượng tập thể.
12. Giải thích và giải thích các thực tiễn, quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định ảnh hưởng đến bộ phận hoặc khu vực chương trình.
13. Phục vụ như một nguồn lực và liên lạc giữa giám đốc điều hành và các nhân viên khác và công chúng.
14. Điều phối hoạt động của một đơn vị hoặc khu vực chương trình cụ thể, bao gồm điều phối công việc của những người khác tham gia vào các dự án.
15. Điều phối quy trình làm việc và lịch hàng ngày của giám đốc điều hành.
16. Quản lý email của giám đốc điều hành, bao gồm soạn thảo và ủy quyền phản hồi.
17. Sắp xếp và tổ chức các cuộc họp và các buổi đào tạo khi cần thiết.
18. Có thể hỗ trợ trong việc đánh giá nhân viên trong các phân loại thấp hơn.

Chức năng bổ sung

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công.

Trình độ chuyên môn tối thiểu

Kiến thức về

1. Các nguyên tắc và thực tiễn của kinh doanh, ngân sách, nhân sự và quản trị cuộc họp công cộng liên quan đến lĩnh vực được giao.
2. Các nguyên tắc và thực tiễn quản lý, nghiên cứu, giải quyết vấn đề và ra quyết định, và đánh giá chương trình.
3. Nguyên tắc và thực tiễn tổ chức và đơn giản hóa công việc.
4. Nguyên tắc ngữ pháp và viết tiếng Anh, ở mức cao cho phép nhân viên viết, chỉnh sửa và cung cấp chuyên môn kỹ thuật cho các dự án điều hành.
5. Các quy tắc, chính sách, thủ tục và quy định thích hợp ảnh hưởng đến bộ phận hoặc lĩnh vực trách nhiệm của chương trình được giao.
6. Quy trình văn phòng hiện đại, thực tiễn và năng lực kỹ thuật.

Khả năng

1. Tổ chức công việc hiệu quả và thực hiện phán đoán độc lập trong việc đưa ra các quyết định kỹ thuật và thủ tục phù hợp liên quan đến phương pháp làm việc và sản phẩm công việc.
2. Nghiên cứu, tổ chức và phân tích thông tin kỹ thuật và chuẩn bị các báo cáo và khuyến nghị.
3. Theo dõi ngân sách và đưa ra các dự báo liên quan đến ngân sách chương trình cụ thể.
4. Vận hành các hệ thống và chương trình điện tử để nhập, sửa đổi và truy xuất thông tin và phát triển các định dạng báo cáo và tạo báo cáo thích hợp.
5. Phân tích và giải quyết các vấn đề về thủ tục và kỹ thuật và thực hiện các kế hoạch và thủ tục đã phát triển.
6. Duy trì các hệ thống thủ tục và kiểm soát đã được thiết lập.
7. Đánh giá và thiết lập các ưu tiên công việc.
8. Thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với những người được liên hệ trong quá trình làm việc.
9. Giao tiếp rõ ràng và chính xác ở mức cao, cả bằng miệng và bằng văn bản.

Kinh nghiệm và đào tạo

Bất kỳ sự kết hợp nào giữa kinh nghiệm và đào tạo có khả năng cung cấp kiến thức và khả năng cần thiết khi thích hợp. Một cách đại diện để có được kiến thức và khả năng sẽ là sự kết hợp của những điều sau đây để tương đương với hơn ba năm kinh nghiệm tương đối:

Kinh nghiệm

Hai năm kinh nghiệm hỗ trợ hành chính cấp điều hành phân tích và kỹ thuật có trách nhiệm thể hiện việc ra quyết định.

Đào tạo

Tương đương với bằng cao đẳng từ một trường cao đẳng hoặc đại học được công nhận với các môn học chính về kinh doanh, hành chính công, giáo dục hoặc một lĩnh vực liên quan.

Môi trường làm việc

Thiết lập văn phòng kiểm soát khí hậu và tiếp xúc với mức cường độ tiếng ồn vừa phải. Mức độ tiếp xúc cao với nhân viên học khu và cộng đồng, bao gồm các chuyến thăm thường xuyên đến trường học và các cuộc họp buổi tối.

Yêu cầu vật lý

Thường xuyên tiếp cận, xử lý, nói chuyện và nghe. Di động để làm việc trong một môi trường văn phòng điển hình và sử dụng các thiết bị văn phòng tiêu chuẩn. Sức chịu đựng để duy trì chỗ ngồi và duy trì sự tập trung trong một thời gian dài và / hoặc thường xuyên di chuyển từ tư thế ngồi sang đứng, đi bộ, khom lưng và quỳ. Nghe và nói để giao tiếp trực tiếp hoặc qua điện thoại.

Thị lực: Thường xuyên gần thị lực; thỉnh thoảng có thị lực xa. Tầm nhìn để đọc các tài liệu in, màn hình máy tính và / hoặc các thiết bị giám sát khác.

Sức mạnh: Ít vận động / Ánh sáng - Thỉnh thoảng tác dụng lực lên 15 pound hoặc một lực không đáng kể thường xuyên để nâng, mang, đẩy, kéo hoặc di chuyển đồ vật.

Thời hạn làm việc

12 tháng

Mức lương

Vị trí trên Salem-Keizer Trường công lập bí mật bảng lương nhân viên, lớp 511.

Đánh giá

Hiệu suất của vị trí này sẽ được đánh giá theo quy trình của Cơ Quan để đánh giá nhân sự bí mật.